O caminho para a eficiência no abastecimento dos hospitais (PARTE 3)

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Leia a primeira parte desta matéria em: portalhospitaisbrasil.com.br/o-caminho-para-a-eficiencia-no-abastecimento-dos-hospitais-parte-1

Leia a segunda parte desta matéria em: portalhospitaisbrasil.com.br/o-caminho-para-a-eficiencia-no-abastecimento-dos-hospitais-parte-2

Por Carol Gonçalves

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O sistema just-in-time na distribuição de suprimentos no ambiente hospitalar

Na matéria anterior, falamos sobre o processo logístico dos suprimentos de saúde até sua chegada nos hospitais, ou seja, do fornecedor ao cliente, envolvendo armazenagem, controle do estoque e distribuição. Nesta matéria, a logística é da porta do hospital para dentro, ou seja, como é feito o gerenciamento desses itens, para uso ou consumo. Quem nos deu todo o suporte para o conteúdo foi o professor Giorgio Chiesa, doutor e mestre em Engenharia de Produção, consultor responsável pela área de projetos especiais da Stralog.

Ele nos mostrou o trabalho “Just-in-time na distribuição de suprimentos no ambiente hospitalar: o caso de um hospital privado”, elaborado por André Moraes dos Santos e Antônio Carlos Gastaud Maçada, da UFRGS – Universidade Federal do Rio Grande do Sul. O objetivo do estudo foi analisar a utilização do método de gestão da produção just-in-time (JIT) como técnica gerencial para a área hospitalar.

O JIT apresenta uma filosofia de enxugamento, simplificação e melhoria contínua do processo produtivo. Trata-se de um sistema de administração da produção que determina que nada deve ser feito, transportado ou comprado antes da hora exata. Ou seja, o objetivo é produzir a quantidade demandada a uma qualidade perfeita, sem excesso e de forma rápida.

No ambiente hospitalar, este sistema é aplicado geralmente na área de controle de materiais e suprimentos, pois os processos são mais simplificados e repetitivos. Muitos hospitais americanos utilizam o JIT na distribuição de remédios, alimentos e itens de enfermagem. Na entrega das refeições, por exemplo, o método permite ao paciente escolher o que deseja comer um pouco antes de o prato ser servido. Com isso, o hospital reduz custos, evitando o desperdício de refeições que não são consumidas, e aumenta a satisfação do cliente. Em hospitais ingleses, o JIT foi utilizado na área cirúrgica.

De acordo com o estudo, para que o sistema seja usado na distribuição de medicamentos e suprimentos hospitalares, é necessária a definição dos produtos a serem consumidos. O Sistema de Distribuição de Medicamentos por Dose Unitária (SDMDU), que padroniza os medicamentos, vem sendo aplicado com êxito nos países da América do Norte e Europa, evitando erros e desperdícios através da simplificação e do maior controle do processo. Neste sistema, a dose do medicamento a ser administrada é preparada, embalada, identificada e dispensada pronta para ser utilizada no paciente. Outra característica é que na unidade de enfermagem ficam somente as quantidades unitárias necessárias para 24 horas de tratamento, sendo renovadas ao fim deste período seguindo as orientações médicas. O aumento da qualidade da assistência prestada ao paciente reduz o tempo de recuperação e sua permanência no hospital, o que diminui custos e riscos de infecções e doenças.

Com o objetivo de verificar a utilização prática do SDMDU como base para um sistema JIT, foi realizado um estudo de caso em uma organização hospitalar privada de Porto Alegre, RS. Para obter as informações necessárias para a investigação, foram realizadas entrevistas com a gerência de materiais e de enfermagem.

O hospital estudado distribui os medicamentos em doses individuais por paciente, utilizando os conceitos básicos do sistema de dose unitária. Entretanto, nem todos os remédios são distribuídos desta forma e somente alguns não exigem nenhuma manipulação ou preparo pela unidade de enfermagem. O sistema foi implantado há aproximadamente 10 anos e vem sendo aperfeiçoado desde então. A figura a seguir representa, de forma resumida, seu funcionamento.

O hospital estudado distribui os medicamentos em doses individuais por paciente, utilizando os conceitos básicos do sistema de dose unitária. Entretanto, nem todos os remédios são distribuídos desta forma e somente alguns não exigem nenhuma manipulação ou preparo pela unidade de enfermagem. O sistema foi implantado há aproximadamente 10 anos e vem sendo aperfeiçoado desde então. A figura a seguir representa, de forma resumida, seu funcionamento.

Ao prescrever, o médico decide o medicamento, a quantidade da dose e o intervalo de tempo em que deverá ser administrado ao paciente. A prescrição pode ser entendida como uma ordem que dispara o processo para a produção deste pedido. O conceito de produto ou serviço a ser realizado cobre tanto os materiais necessários quanto a aplicação no paciente no tempo certo e na quantidade certa.

Após a prescrição, a equipe de auxiliares de farmácia ou enfermagem realiza o aprazamento, que é a distribuição das doses prescritas para um período de 24 horas.

Também é feita a explosão do pedido, incluindo os demais itens necessários para prover o serviço solicitado. Por exemplo, para ser administrado um medicamento injetável, no mínimo serão necessárias uma seringa e uma agulha. Além de atuar na farmácia, os profissionais do setor realizam o aprazamento junto às unidades de enfermagem nos horários mais críticos. Nesta programação é indicada a explosão dos horários e de todos os materiais e medicamentos para poder atender à ordem de prescrição.

O pedido, realizado na enfermaria, é encaminhado para a farmácia. No local existe um profissional que digita a solicitação, a prescrição e o aprazamento manuscritos em um sistema computadorizado. Isto gera uma ordem interna na farmácia para a montagem do pedido.

A seguir, um profissional apanha os suprimentos solicitados, preparando e acondicionando-os em uma embalagem apropriada, devidamente identificada e individualizada por paciente. Os componentes são conferidos com a prescrição manual para evitar possíveis erros de digitação e interpretação. Finalmente os produtos são envidados às unidades de enfermagem solicitantes, onde serão administrados seguindo um rigoroso processo de verificação: medicamento certo, paciente certo, quantidade certa, tempo certo e preparo certo. Caso um remédio não seja utilizado e a sua embalagem não tenha sido violada, ele retorna à farmácia para ser reutilizado. Alguns medicamentos já estão sendo solicitados e fornecidos na forma de kits, o que facilita o processo e ajuda a reduzir os erros.

No sistema tradicional existiam estoques em cada unidade de enfermagem, o que dificultava o controle das quantidades e dos prazos de validade. Muito trabalho era desperdiçado com requisições e controle dessas áreas. Com a centralização e a utilização do sistema por dose unitária, eliminaram-se estes estoques, liberando os profissionais de enfermagem para suas atividades principais.

RESULTADOS

De acordo com o trabalho apresentado, foram encontradas várias características do JIT na distribuição interna de medicamentos, confirmando a hipótese de que o SDMDU pode ser utilizado como base para a implantação do sistema.

Os entrevistados do hospital em questão relataram que perceberam uma considerável redução nos erros de administração de medicamentos. A padronização e o maior controle da qualidade e validade dos medicamentos contribuíram para a redução destas falhas.

A instituição de saúde não tinha fornecedores que pudessem trabalhar integrados entregando produtos no sistema JIT. Muitas vezes os pedidos eram feitos para fornecedores distantes geograficamente, o que aumentava ainda mais o tempo de entrega. Entretanto, muitas vezes, o custo de ter estoque para suprir este período mais longo de espera era compensado por custos menores no produto.

Embora não tenha sido um ponto muito evidente, alguns conceitos da operacionalização através do sistema Kanban foram encontrados, ou seja, para cada paciente existia um pequeno container plástico, identificado, que servia para acondicionar e transportar os suprimentos suficientes para 24 horas.

O uso do sistema também permitiu flexibilizar o trabalho dos profissionais da farmácia, que passaram a auxiliar as unidades de enfermagem no processo de aprazamento, principalmente nos horários críticos. Terminadas as atividades, eles retornam para o seu posto de trabalho de origem.

Em resumo, foram percebidas as seguintes vantagens com a utilização deste sistema de distribuição de medicamentos e suprimentos: redução de estoques nas unidades de enfermagem e farmácia; diminuição dos erros com a administração de medicamentos; redução dos desperdícios com medicamentos vencidos ou não utilizados; maior acurácia no controle de custos e processos; e maior padronização na utilização de medicamentos, facilitando o controle.

Importante salientar que a parceria entre hospital e fornecedor e a confiabilidade nos prazos de entrega são fatores muito importantes para a implantação do JIT. No caso estudado, não havia este relacionamento, o que limitou a utilização do sistema apenas à distribuição interna de materiais e medicamentos.

O estabelecimento de parcerias entre fornecedores e hospitais pode reduzir o número de ordens e controles necessários para distribuição interna do item recebido. Com a ajuda da tecnologia, os pedidos podem ser gerados no seu local de consumo diretamente para o fornecedor e este entrega no departamento solicitante, dentro do cliente.

Matéria originalmente publicada na Revista Hospitais Brasil edição 83, de janeiro/fevereiro de 2017. Para vê-la no original, acesse: portalhospitaisbrasil.com.br/edicao-83-revista-hospitais-brasil

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