Para oferecer um melhor atendimento aos seus pacientes, o Hospital Mãe de Deus, referência nacional no atendimento médico-hospitalar de alta complexidade, investiu no uso de tecnologia de análise de dados para modernizar e agilizar os serviços, além de otimizar a operação.
Localizado em Porto Alegre, no Rio Grande do Sul, o hospital privado, que é mantido pela AESC (Associação Educadora São Carlos), tinha a necessidade de elevar a eficiência do atendimento ao paciente. Ao mesmo tempo, a área de TI (Tecnologia da Informação) sabia que poderia apoiar ainda mais o negócio. Foi então, que o hospital recorreu ao uso de dados para tornar sua gestão mais transparente e eficiente.
O hospital já utilizava a tecnologia de Analytics da MicroStrategy para transformar o grande volume de dados que é gerado diariamente pelo negócio em informações estratégicas para os gestores do hospital. Porém, essa era uma atividade que ficava abaixo da Controladoria e que tinha um alcance mais restrito.
Sob a liderança do CIO do Hospital Mãe de Deus e da AESC, Fabrício Dhein, que acabara de ingressar na instituição, em 2016, o hospital deu um importante salto, criando um setor específico de BI (Business Intelligence), dentro da área de TI. Poucos meses depois, Maicon Freitas se juntou ao time, assumindo a coordenação da área de BI e Analytics.
O CIO conta que de 2016 para cá, a área de BI cresceu muito e a MicroStrategy, ao lado do sistema de gestão, é a principal ferramenta de apoio ao negócio do hospital. “Tecnologia é um diferencial do Hospital Mãe de Deus e da AESC porque conseguimos criar uma cultura de gestão orientada a dados”, enfatiza Dhein.
Com o MicroStrategy, a área de BI fornece aos gestores das áreas de negócio relatórios com análises de dados históricos, dashboards online sobre indicadores de desempenho e análises preditivas, além de fornecer dados para projetos de Inteligência Artificial e Machine Learning da própria área de TI.
Transparência e atendimento mais rápido
Melhorar a experiência do paciente é uma preocupação constante do hospital. Além da qualidade dos profissionais de saúde, isso também é refletido no tempo de espera para o atendimento. Este é um dado tão crucial para o Mãe De Deus, que essa informação é constantemente atualizada e fica disponível na capa do website do hospital.
Toda a jornada do paciente dentro do hospital é controlada, desde sua chegada na recepção até o atendimento do primeiro médico, passando por todos procedimentos necessários como medicação e espera pelos resultados de exames, até a liberação do paciente. Cada etapa é monitorada e cada uma tem um tempo estimado de atendimento a ser cumprido pelos médicos, enfermeiros e demais profissionais. “O objetivo é trazer mais transparência para o paciente”, conta Dhein.
O hospital utiliza os dashboards produzidos no MicroStrategy a partir de dados capturados do sistema de gestão e os reproduz nos diversos monitores que ficam espalhados nas áreas de espera. Essas telas mostram o tempo estimado e o nome do profissional responsável por cada atendimento.
As telas usam sinalizadores nas cores verde, amarela e vermelha. Se um atendimento ainda não realizado se aproximar do final do tempo estimado, automaticamente, é gerado um fluxo de ligações para os gestores do setor verificarem o ocorrido e tomarem uma ação. “Isso acaba criando uma cultura de respeito ao tempo por parte dos profissionais”, comenta o CIO, ressaltando que um atraso pode ser escalado até a superintendência.
O executivo salienta que não é uma questão de achar culpados, mas de transparência. “A produtividade e a efetividade melhoram. No momento em que ocorre um atraso, todos sabem que isso vai atrapalhar o cumprimento das metas. Tudo agora está em dashboard. Fica tudo visível. Os gestores conseguem saber quem está se atrasando e o próprio médico também enxerga isso”, conclui Dhein.
Até dois anos atrás, o tempo médio de espera para um paciente ser atendido por um médico era de cinco horas, em média. Hoje, esse número diminuiu drasticamente para 15 minutos. “Isso só foi possível com um trabalho forte de gestão, processos e tecnologia. Neste último ponto, a MicroStrategy foi fundamental para traduzir dados em informação relevante”, destaca Dhein.
Controle de indicadores em tempo real
O hospital tem uma sala chamada Central de Controle onde diversas informações da operação e indicadores de negócios são monitorados o tempo todo. Utilizando dashboards do MicroStrategy, os gestores e coordenadores têm uma visão de tudo o que está acontecendo no hospital, de um único lugar para agirem de forma proativa.
O controle do fluxo de pacientes é um exemplo do que é monitorado. Esse é um dado crítico para o gerenciamento de leitos do hospital, que tem uma taxa de ocupação alta, entre 90 e 97%. “Quanto menos tempo um leito ficar vago, melhor. A rotatividade do leito precisa ser ágil e os dashboards do MicroStrategy nos ajudam a ter um melhor controle para sermos mais efetivos”, explica Dhein.
Com os dashboards, os gestores têm visibilidade, em tempo real, sobre quantos dos 330 leitos do hospital estão livres, ocupados, em manutenção e higienização a qualquer momento.
Esse controle permite ao hospital saber, com certa antecedência, se é preciso reservar um leito para um paciente que está próximo de completar sua recuperação. Portanto, não é mais necessário esperar o paciente se recuperar para depois solicitar o leito e aguardar a liberação.
“O MicroStrategy mudou bastante o processo de acompanhamento de indicadores do hospital. Conseguimos entregar, visualmente, tudo o que as áreas de negócio precisam”, aponta Dhein.
Relatórios gerenciais
Outro benefício que o uso de dados para a tomada de decisão deu à instituição foi a visibilidade da operação. Semanalmente, a diretoria do hospital se reúne para analisar as metas de produção diária, semanal e mensal.
Com os dashboards produzidos no MicroStrategy é possível saber, por exemplo, quantas tomografias foram feitas, número de internações na UTI, ticket médio e os custos em um determinado período. Além disso, diariamente, os diretores recebem em seus e-mails relatórios para terem acesso aos dashboards que mostram dados sobre a operação do dia anterior.
Mudança de cultura e empoderamento
O coordenador de BI do hospital destaca que a área deixou de ser uma criadora de relatórios e passou a dar treinamentos de self service BI. A área fornece um conjunto de informações e os cruzamentos de dados são feitos pelos próprios usuários de negócio, que recebem orientações dos analistas de BI sobre como montar dashboards e relatórios em cima de uma estrutura de dados pré-pronta.
“Até um tempo atrás era TI que fazia isso. Hoje tem até médicos aprendendo e fazendo relatórios junto com nossos analistas”, destaca Freitas. As principais áreas do hospital que fazem relatórios, atualmente, são de Finanças, Contabilidade e Faturamento.
Com o empoderamento dos usuários das áreas de negócio a usar a análise de dados, os chamados para a área de TI diminuíram muito. Segundo Freitas, eles são, geralmente, para resolver pequenos incidentes ou tirar dúvidas simples dos usuários. “Potencializar o uso do MicroStrategy na organização foi algo transformador. Agora, os dados não ficam mais concentrados apenas com TI. Levamos a inteligência a todas as áreas de negócio e à ponta, chegando aos profissionais de saúde”, salienta o coordenador da área de BI.
Expansão
Para os próximos meses, o Hospital Mãe de Deus pretende continuar o processo de empoderamento de dados a outras áreas da AESC ainda não atendidas completamente, promovendo o self service BI.
Uma meta para 2021 é atingirmos a área de Educação da mantenedora. A área de TI assumiu a gestão de tecnologia no início deste ano. “Temos um desafio muito grande. Educação é um setor muito competitivo. Nosso foco será prover aos diretores os dados necessários para ajudá-los a tomar decisões de negócio para aumentar a retenção de alunos”, antecipa Dhein.
