Cerca de um milhão de procedimentos cirúrgicos foram adiados ou cancelados, somente no sistema público de saúde brasileiro, durante a pandemia de Covid-19, de acordo com estudo realizado pela Faculdade de Medicina da USP (FMUSP). Agora, com a retomada das cirurgias eletivas, diversas mudanças deverão ser realizadas para evitar problemas, tanto para os pacientes, como para os hospitais. Do ponto de vista da gestão hospitalar, ineficiências nos centros cirúrgicos impactam financeiramente todos os setores de uma instituição de saúde. Ao mesmo tempo, cada procedimento executado nessas instituições geram dados capazes de identificar onde estão essas ineficiências. A questão é que, na maioria das vezes, esses dados são ignorados ou não são avaliados da maneira correta.
Um estudo realizado pela Planisa em 112 hospitais privados apontou que, em média, os centros cirúrgicos do Brasil tendem a usar apenas 38% da sua capacidade operacional. Do agendamento do paciente à alta e, posteriormente, ao faturamento da conta, existem diversos processos que precisam de cuidados específicos e bem estruturados para que problemas como falta de agendamento de cirurgias, de planejamento para o uso e limpeza das salas, de estimativa de materiais, equipamentos, leitos de internação e intensivos não aconteçam. Manualmente e analogicamente, a gestão desses processos é praticamente impossível.
Para otimizar processos e torná-los cada vez mais livres de erros, gestores da saúde precisam desenvolver um olhar estratégico em relação à operação e adoção da tecnologia aplicada aos fluxos hospitalares. A criação de parâmetros e modelos de referência tende a ser um verdadeiro diferencial para os desafios previstos para 2022. Atualmente, existem no mercado centenas de plataformas com objetivos diferentes para suprir as necessidades de um hospital, cada uma com sua funcionalidade e especificidade. No entanto, na hora de transformar esses dados em conhecimento, o processo manual e pouco integrado ainda é muito recorrente.
Mineração de processos pode ser aliada de gestores de saúde
Nesse panorama, o Process Mining – ou mineração de processos – mostra-se como uma solução para o controle de fluxos de forma inteligente, ordenada e efetiva. Diferentemente de um sistema de business intelligence (BI), a tecnologia amplia os níveis de análise, gerando resultados e recomendações para quem utiliza sua inteligência. A transparência que o Process Mining promove garante uma visão muito mais abrangente por processo, respondendo questões como o que está acontecendo em cada etapa dos fluxos do seu centro cirúrgico, revelando gargalos, retrabalhos e desvios.
A tecnologia visa descobrir, monitorar e melhorar processos reais, extraindo conhecimento a partir de eventos já mapeados, disponíveis nos softwares que um hospital já utiliza. Na prática, a aplicação de Process Mining acontece de forma muito simplificada. O ponto de partida para começar a usar essa disciplina é a extração de dados de prontuários eletrônicos e ERPs, transformando os dados de eventos armazenados nos sistemas dos hospitais em registros que darão insights sobre as operações.
Em seguida, são criadas visualizações automáticas do processo, de ponta a ponta, gerando um conhecimento preciso e criterioso sobre as melhorias necessárias de acordo com o que está acontecendo em cada etapa dos fluxos de uma organização. Assim são geradas informações sobre o que precisa ser aprimorado de acordo com o que foi definido como ideal pela gestão do hospital.
Se, por vezes, o uso de tecnologia no setor da saúde é encarado como algo além da realidade, em outras ele é fortemente atrelado a ações voltadas para as áreas de cirurgia e atendimento – o uso de robôs cirúrgicos e a discussão sobre telemedicina são exemplos disso. Porém, é preciso estar atento às tecnologias voltadas para a gestão, inovações que favorecem a instituição, e que impactam significativamente a experiência do paciente.
Nos últimos anos, a transformação digital foi intensa e impactou também a área da saúde. Agora, é preciso entender que o olhar atento a dados é útil não apenas para enfrentar desafios novos, mas também para avaliar quais práticas antigas podem ser melhoradas. A necessidade se torna ainda mais urgente quando consideramos que essas transformações podem ser feitas de forma simples, a partir da análise de processos já existentes e que são capazes de unir a melhoria de gestão com o cuidado com o bem-estar do paciente.
Alex Meincheim é CEO da healthtech Upflux, plataforma de Process Mining
