Diversos hospitais começam a utilizar novas tecnologias na área de gestão que excedem as tradicionais ambições relacionadas ao corte de custos e aumento de eficiência operacional. Em parceria com o gA, uma das maiores multinacionais no setor de Digital Business Transformation, as redes passaram a utilizar nova plataforma que combina Ciência de Dados e Inteligência de Processos, conectam e analisam informações relevantes para avaliar resultados de negócio e prever possíveis cenários futuros para ajustar a demanda dos pacientes à oferta adequada de recursos (médicos, enfermeiros, atendentes, materiais). Ao utilizarem informações de diversas fontes, associada com os rastros digitais que cada processo gera, tornam-se uma bússola para a tomada de decisão.
“Os gestores hospitalares já podem programar férias sem susto. A nova tecnologia coloca o hospital para funcionar no piloto automático. Faz o gerenciamento de todo o ciclo do paciente, desde a sua entrada para consulta médica até a alta em caso de internação, bem como o recebimento de valores. Permite entender as variações e discrepâncias que existem nos hospitais da mesma rede por atividade, paciente ou diagnóstico. Mostra como ocorre um processo dentro de uma unidade e compara com as variáveis de outras, seja pelo atendimento de um médico, pelo diagnóstico, pelo paciente. Traça uma linha de tempo para indicadores chaves como custos, investimentos, equipes médicas, materiais”, detalha Fernando Motta, líder da área de Process Intelligence do gA. Faz ainda análise de previsibilidade. Olha para o passado e sua base estatística e consegue entender em tempo real como um paciente internado a muitos dias, se não solicitar uma nova aprovação ao convênio médico, pode ter problemas de receber pelo atendimento ou um percentual de glosa de 95%. A ferramenta alerta de forma preditiva que a partir do 10º dia de internação, por exemplo, deve ser pedido nova autorização da operadora do plano de saúde. Consegue atuar durante a fase de internação do paciente sem que tenha problemas depois da alta para receber.
Os hospitais que utilizam as novas plataformas, como o Navigate, do gA, combinam o poder do Process Mining, Data Analytics e Machine Learning, para espelhar as diversas unidades (“Digital Twin of the Organization”) em que todos os processos são mapeados e cada passo pode ser monitorado, em tempo real. Mais: por meio dos algoritmos, o Navigate avisa a tempo de evitar possíveis problemas financeiros como a glosa, retenção ou suspensão do pagamento devido por parte do convênio médico. Os algoritmos fazem engenharia reversa, recuperam as informações de qualquer um dos sistema de origem (Oracle, JDE, SAP, TOTVS, MV) e geram automaticamente os diferentes fluxos de processos, com base em fatos e não em suposições.
A ferramenta, acrescenta Fernando, atua em vários pontos para aumentar a rentabilidade do hospital. Primeiro identifica os gargalos na operação. Já começa pela pré enfermaria para reduzir o tempo que se gasta na fila de atendimento para fazer a triagem. Aumenta a eficiência desde o inicio na triagem do paciente ao dimensionar a equipe para cadastro, triagem, volumetria de atendimento por tipo de especialidade medica necessária, de exames no período.
Algumas ferramentas de inteligência de negócios já fazem isto, mas segundo o consultor do gA o Navigate inova em monitorar em tempo real os processos do começo ao fim por paciente. Mostra quais unidades estão tendo melhor produtividade com volumes semelhantes de pacientes. Ou quais foram as variáveis que permitiram uma unidade ser mais eficiente do que outra da mesma rede, com a mesma capacidade de demanda. Seja por melhor treinamento ou falta de pessoal. Permite comparar na linha de tempo, de forma agrupada, individual, dia, mês, ano a ano.
Consegue mensurar a quantidade de material utilizado por paciente e alerta caso ocorra discrepâncias. O Navigate mostra os problemas, onde agir para obter melhorias, como evitar custos desnecessários de forma preditiva e não reativa. Consegue simular melhor cenário para movimentar funcionários em período de férias por volume de pacientes ou aumento e diminuição de recursos disponíveis, sejam médicos, atendentes, enfermeiros.
Na parte de compra é comum economizar mais de 500 mil dólares em um ano pelas redes de porte médio, ou redução de 38% no tempo da ordem de compra, relata Fernando Motta, líder da área de Process Intelligence do gA. “O dinheiro gasto na compra não é só o pago ao fornecedor mas também para custear os funcionários envolvidos no processo, para receber, conferir, estocar. Se diminui o tempo dos funcionários na compra cai o custo final. Tem ainda a diminuição do retrabalho por evitar falhas. Consegue eliminar em 40% os processos manuais de compras com a automatização. Também ajuda a reduzir o turnover em 6% em um ano. Não só pelo custo trabalhista com a demissão, mas também treinamento do novo funcionário e o tempo que leva para ser eficaz”, detalha Fernando.
A ferramenta também ajuda no controle das normativas que os hospitais são obrigados a seguir (compliance), além de seu principal objetivo, aumentar a rentabilidade do hospital ao fazer recomendações com base em análises preditivas e comparações com cenários diferentes, seja por unidades, áreas, tipos de pacientes, pessoas envolvidas em cada atividade para dimensionar se o direcionamento da equipe está de acordo com a demanda por unidade, período ou turno até chegar na redução de custos.
“O Navigate ajuda a resolver problemas concretos de negócio. Gera um mapa virtual das organizações -seu gêmeo digital-, converte dados e processos em informação valiosa, ao mesmo tempo em que provê uma forma inovadora e efetiva de gerir os desafios do hospital, aproveitando os enormes volumes de dados disponíveis hoje”, destaca o consultor do gA.
