Por Luiza Mendonça
Um processo logístico bem organizado pode trazer melhorias bastante relevantes para a gestão hospitalar e, conseqüentemente, para o atendimento aos pacientes. Embora seja uma prática comum, o transporte intra-hospitalar ainda é bastante temido. O planejamento, a participação de profissionais qualificados e o uso de equipamentos adequados de monitorização são considerados essenciais para um transporte seguro, sendo fundamentais para a diminuição de intercorrências durante o procedimento.
O detalhamento e a importância dada às etapas, aos papéis e às ações de todos os profissionais envolvidos indicam a relevância de atenção especial a esse tipo de procedimento e seus potenciais riscos. A ineficiência do processo de transportes pode impactar significativamente toda a operação de clínicas e hospitais. A garantia da eficiência da ação de transportar um paciente, sobretudo aquele em estado grave, passa pelo preparo da equipe e o adequado planejamento das fases envolvidas nesse processo.
Ainda que haja a possibilidade de complicações, muitas vezes é indispensável que pacientes sejam levados para outros setores dentro do hospital para a realização de testes diagnósticos. Também é preciso considerar o fato de que alguns desses setores inspiram maior preocupação devido à freqüência com que ocorrem complicações. Pode-se citar como exemplo a sala de tomografia, onde o paciente permanece sozinho por alguns momentos durante a realização do exame.
Os desafios dos processos hospitalares na organização demandam um nível crescente de automação e ferramentas de gerenciamento cada vez mais eficazes. Pensando nessas soluções, a Rede de Hospitais São Camilo de São Paulo adotou em novembro de 2019 o sistema Voice de transporte interno de paciente, desenvolvido pela Voice Technology.
Chamado popularmente de “Uber do maqueiro”, o sistema foi desenvolvido para Android e permite que o funcionário solicite o transporte do paciente via Intranet, em uma página de Chamados de Transporte. A solução recebe, organiza e gerencia os chamados de acordo com níveis de criticidade e prioridade, disparando-os automaticamente para que os transportadores disponíveis aceitem a tarefa. Todo o processo é realizado via aplicativo, ficando registrado em Banco de Dados e no dashboard de acompanhamento, gerando indicadores on-line.
De acordo com o Diretor de TI da Rede de Hospitais São Camilo de São Paulo, Fausto Demarchi, o principal benefício da implantação do sistema está relacionado à gestão dos fluxos e dos recursos humanos envolvidos neste processo. “Antes do uso da ferramenta, realizávamos a escala de nossos agentes de transportes de forma linear para os períodos da manhã e tarde, pois não tínhamos dados estatísticos sobre os horários de maiores demandas. Após um mês de uso, com a análise dos dados provenientes da solução, identificamos a oportunidade de otimização nestas escalas em aproximadamente 30%”, conta.
GESTÃO DE TRANSPORTE INTRA-HOSPITALAR
Sem dúvida, a logística hospitalar é crucial para manter os níveis de excelência de atendimento e gestão financeira eficaz. Um dos benefícios de ter os conceitos de logística implantados é a otimização de recursos, inclusive recursos humanos, reduzindo custos.
O transporte intra-hospitalar impacta diretamente no dia a dia da instituição e, por isso, comunicação e gerenciamento eficientes são fundamentais. A adoção de tecnologias adequadas aumenta a eficiência da gestão como um todo. O fluxo de informações entre setores fica mais ágil e a quantidade de trabalho administrativo realizado pela equipe de saúde diminui. Nota-se um aumento efetivo na produtividade em todos os setores do hospital, bem como uma significativa redução nas falhas humanas cometidas no preenchimento de dados e formulários de controle.
O processo de transporte intra-hospitalar pode ser dividido em três fases:
- Preparo do paciente, equipamentos e materiais;
- Transporte;
- Regresso do paciente.
NÚMEROS CONFIRMAM A NECESSIDADE DE MELHORIA NO TRANSPORTE INTRA -HOSPITALAR
Estudo realizado em unidade de terapia intensiva neonatal avaliou 502 transportes intra-hospitalares com menores de 1 ano e 5 meses:
- Foram identificadas alterações termorregulatórias em 17,8% dos pacientes, com destaque predominante para hipotermia;
- Verificou-se ainda que 64% dos transportes intra-hospitalares objetivaram a realização de exames de diagnóstico por imagens, 42% o eletroencefalograma e 24% procedimentos cirúrgicos, entre outros;
- A duração do transporte, em média, foi superior a uma hora, em todos os casos.
Em 2011, outro estudo avaliou 1.191 transportes intra-hospitalares durante 12 anos com crianças de até 1 ano de idade e que pesavam menos de dez quilos:
- Evidenciou-se que mais de 27% dos transportes apresentaram intercorrências clínicas, entre estas 15,3% por hipotermia, 5,5% por hiperóxia, 4,2% por dessaturação, 4,2% por necessidade de aumentar o suporte ventilatório, 1,4% por hipertermia, 1,4% por hiperglicemia e 1% por apneia;
- Em 6,6% dos transportes ocorreu mais de uma intercorrência.
- Em todos os casos a duração do transporte foi, em média, superior a uma hora.
Fonte: Estudo “Polineuromiopatia do paciente crítico: uma revisão da literatura”, Brazilian Journal of Health and Biomedical Sciences (BJHBS) – Revista Hospital Universitário Pedro Ernesto (HUPE), da Universidade do Estado do Rio de Janeiro (UERJ): bit.ly/2TgmQFb
COMO FUNCIONA
O sistema Voice atua na gestão de todo o tipo de transporte dentro do hospital, gerenciando e controlando os devices da equipe de transportadores, permitindo apontar em tempo real os índices de eventos adversos relacionados a esse procedimento. Baseado em solicitações de transporte mediante abertura de chamados via web, os processos podem ser agendados ou simplesmente imediatos.
A solução atende os protocolos e normas de atendimento, padronizando o transporte para nortear a prática e a segurança do paciente. Oferece também suporte humano e tecnológico para responder, de maneira direta e ágil, através da interação entre sistema e transportadores. Um fator decisivo é o mapeamento dos processos. Para cada tipo de transporte há um script definido e cada etapa é confirmada e medida, automatizando o controle e registrando tudo on-line, garantindo mais eficiência.
Ao chegar ao trabalho, cada transportador faz seu registro através de um aplicativo desenvolvido para Android no smartphone ou tablet da instituição. Por meio do sistema web, as requisições são solicitadas pela enfermagem e direcionadas à Central de Transportes, que por sua vez visualiza em tempo real a disponibilidade da equipe. Dependendo do tipo de movimentação, um fluxo é disparado para aparelhos móveis – tablets, smartphones, PABX – e o transportador é perguntado sobre a efetivação de cada etapa, confirmando os passos. Além disso, o responsável pela central pode escolher o melhor profissional para aquela atividade ou então deixar que o próprio sistema decida.
Como existem diversos tipos de transporte dentro de uma unidade, como por exemplo, transferência entre leitos, transferência para Centro Cirúrgico e realização de exames internos, os chamados são classificados por nível de urgência e, caso não haja transportadores disponíveis naquele momento, o próximo profissional livre receberá automaticamente o chamado com maior nível de urgência.
A Central de Transportes é equipada com uma tela web para preenchimento das solicitações, definindo prioridades, e as atividades são enfileiradas de acordo com elas. Pode-se acompanhar a fila de solicitação e os atendimentos on-line e também alterá-la em caso de necessidade.
Assim, toda a atividade do transportador é monitorada e registrada, permitindo que o gestor analise o andamento das solicitações e os indicadores de performance de sua equipe, possibilitando também a descoberta de novas formas de otimizar a logística hospitalar por meio de análise de metas. Os resultados podem ser filtrados por data, hora, período, tipo de transporte, transportador, entre outros, podendo ser exportados para arquivos no formato CSV.
Demarchi considera o planejamento e execução em conjunto com o fornecedor um fator diferencial na implantação do projeto na Rede de Hospitais São Camilo de São Paulo. “Durante as primeiras semanas houve um acompanhamento in loco de coordenadores da Voice, que foi de extrema importância para o sucesso da aplicação da solução, pois, ao identificarmos oportunidades de melhorias, estas eram rapidamente endereçadas e concluídas”, finaliza o Diretor de TI.
Fatores que justificam a adoção de sistema de gerenciamento de equipe de transporte:
- Insatisfação do paciente com a espera nos deslocamentos;
- Sala cirúrgica parada aguardando a chegado do paciente;
- Equipamentos de exame ociosos enquanto aguardam pelo paciente;
- Alta hospitalar acompanhada por transportador;
- Monitoramento pelo hospital da equipe de transportes;
- Diversos deslocamentos internos de pacientes ou equipamentos sem controle;
- SLAs para cumprimento de metas de deslocamentos;
- Indicadores de produtividade.
Benefícios da adoção de sistemas de transporte:
- Otimização do fluxo operacional de equipes;
- Controle do fluxo de pessoas, pacientes e insumos;
- Controle das prioridades e destinos nos transportes de equipamentos;
- Controle das prioridades no transporte de pacientes graves;
- Monitoramento dos tempos de atividades dos transportadores;
- Emissão de relatórios e estatísticas das equipes para medição de indicadores e aumento da qualidade;
- Registro em sistema de todas as requisições de transporte.
Saiba mais sobre o sistema de transporte: www.voicetechnology.com.br/voice-gestao-de-transportes
Matéria originalmente publicada na Revista Hospitais Brasil edição 101, de janeiro/fevereiro de 2020. Para vê-la no original, acesse: portalhospitaisbrasil.com.br/edicao-101-revista-hospitais-brasil
