Os avanços proporcionados pelo certificado digital são relatados por Brenno Martins, gerente corporativo de TI da SPDM. Trata-se de uma Organização Social de Saúde, responsável pela gestão de diversos serviços de saúde, entre eles, 15 hospitais e oito ambulatórios, principalmente do setor público, com 32 mil colaboradores. Seu objetivo é oferecer a melhor qualidade e alto nível de atendimento aos usuários.
“Para isso, um dos mantras da SPDM é o investimento crescente em tecnologia, a busca pelas melhores soluções de mercado e procurar manter sempre a máxima proteção das informações”, salienta o gerente, explicando: “Nesse sentido, assim que decidimos pela informatização assistencial de maneira padronizada da instituição, fomos buscar soluções que nos dessem segurança e eficácia. E encontramos isso com a assinatura digital na nuvem da CertiSign”.
Antes desse avanço, a SPDM tinha imensa quantidade de papéis e documentos assinados manualmente, que exigem grande esforço e estrutura de armazenamento, arquivo e logística. Tudo isso gera custos e fere a questão da sustentabilidade, pois era necessário imprimir imensa quantidade de documentos, autorizações, procedimentos, prescrições de medicamentos e contratos, o que demandava todo um sistema, incluindo impressoras e mão de obra.
Nos hospitais, principalmente, o volume de papéis era gigantesco, pois havia numerosos documentos e termos médicos e de atendimento. Existem, ainda, dificuldades para o descarte seguro e ambientalmente correto de todo esse material e para garantir a privacidade e confidencialidade das informações contidas nessa documentação.
“Fomos, então, buscar a melhor alternativa em assinatura e certificação digital, cuja implantação foi um projeto absolutamente estratégico para a SPDM”, afirma o gerente. A solução permitiu consolidar todos os processos relativos às atividades assistenciais sem a necessidade de impressão e com plena validade jurídica, garantida pela certificação.
“Precisávamos de uma solução robusta, amplamente implementada e reconhecida pelo mercado e que tivesse solidez para sustentar o tamanho de nossa organização. Tudo isso num prazo muito curto, para atender ao nosso cronograma, que é muito agressivo”, frisa, revelando que o novo sistema também necessitava atender, como está ocorrendo, o backoffice administrativo e financeiro.
Em curto espaço de tempo, a SPDM conseguiu certificar todos os profissionais dos hospitais e o pessoal administrativo e iniciar a retirada dos papéis. Hoje, corpo clínico, enfermagem, terapeutas e farmácia assinam tudo on-line e utilizam o prontuário eletrônico, inclusive para a prescrição de medicamentos. Todas as informações ocorrem em tempo real. Na área administrativa, na qual havia um fluxo enorme de papéis e assinaturas, tudo também está sendo digitalizado.
A mudança, além de representar um ganho para a SPDM, foi muito oportuna, pois a Covid-19 influenciou a maneira de atuação das empresas, observa Brenno Martins. Contratos e documentos importantes já não são mais assinados manualmente. Tudo é feito por meio da certificação digital e assinatura eletrônica.
Vantagens da nuvem
Para implantar a tecnologia, a SPDM teve como princípio, como faz com todos os seus processos, colocá-lo na nuvem, pois é a opção que garante mais segurança e agilidade. “Isso também beneficia a pessoa física que recebe o certificado, pois ela pode utilizá-lo para suas próprias finalidades, além do uso profissional”. Para a instituição, foi um avanço também na governança, pois conectar duas nuvens – a da área de saúde e a administrativa – é muito mais simples, prático e rápido.
“Devido à agilidade que a nuvem proporciona, conseguimos emitir número superior a quatro mil certificados, em apenas quatro meses”, relata o gerente. Ele ressalta que a nuvem concede mobilidade, dispensando a necessidade de os colaboradores carregarem consigo os certificados e, também, do uso de leitoras nos computadores. “Ou seja, facilita, de maneira limpa, a operacionalização da certificação digital”.
Mudança cultural
O gerente frisa que a mudança para processos digitais é um desafio, que exige mudança cultural da organização. Assim, quanto mais elementos existirem que favoreçam essa transição, mais eficácia haverá. “Por isso, priorizamos aqui, ao lado do compliance, segurança e confidencialidade das informações, soluções que facilitem a operação e a utilização por parte das pessoas”.
Quanto à segurança, algo que deu muito certo foi a implantação do segundo fator de autenticação. Todos os profissionais da SPDM têm um código próprio, que, além do PIN, que é a prática comum de mercado, é mais um item para autenticação, gerando uma chave dinâmica toda vez que se faz uma assinatura digital. “Todo processo de mudança tem uma curva de maturidade, mas, hoje, são mais de 10 mil colaboradores com certificado digital na nuvem e o segundo fator de identificação”, revela Brenno Martins.
A certificação digital teve um impacto significativo de redução de impressão e de papel e economia das despesas que a SPDM tinha com esse processo antigo. Muito importantes foram os ganhos de eficiência nos processos assistenciais e administrativos, com muito mais agilidade, segurança e confiabilidade. “Todos os procedimentos são assinados digitalmente e nós temos as comprovações efetivas disso”, conta o gerente.
Em média, foi possível extinguir, em cada hospital, 500 mil impressões em papel por mês, somente na parte assistencial. No que diz respeito às atividades administrativas e contratuais, deixaram de ser feitas 100 mil impressões mensais, por unidade, totalizando 600 mil. “Mais do que isso, criou-se dentro da SPDM uma cultura de digitalização, que está expandindo as possibilidades dentro da organização, permitindo engajar novas soluções”, acentua Brenno Martins.
Uma das novas frentes em estruturação é a de que os pacientes também possam assinar digitalmente os seus termos de consentimento e outros documentos relativos à internação, atendimento e tratamento, com todos os requisitos de segurança, legalidade e privacidade. Isso foi possível graças ao êxito da implantação do certificado digital, que originou novas ideias.
“Tudo isso demonstra que a certificação digital, além de resolver vários problemas internos e melhorar as operações de modo agressivo, no bom sentido, possibilitou que galgássemos novos desafios e pensássemos em múltiplas possibilidades para que tenhamos hospitais digitais por completo, da recepção à assinatura do paciente”, conclui Brenno Martins.
CertiSign no HIS
A CertiSign, IDtech e Autoridade Certificadora líder no país, participará da 7ª Edição do HIS – Halthcare Innovation Show, que será totalmente digital, nos dias 21, 22 e 23 de setembro. Além de palestra da SPDM no evento, no estande virtual da empresa, serão apresentadas soluções para a transformação digital de hospitais públicos e privados e operadoras de saúde.
