O SMH – Beneficência Portuguesa de Petrópolis, hospital tradicional da região serrana do Rio de Janeiro, enfrentava em período difícil quando, em meados de 2015, iniciou uma mudança de gestão. Uma das principais premissas do novo modelo implantado foi privilegiar a qualidade das informações e a transparência na relação com clientes internos e externos. Com a adoção da plataforma de business intelligence weKnow BI, foi possível garantir a velocidade e a sustentabilidade do crescimento e hoje, a entidade se recuperou e bate metas de eficiência em áreas como atendimento, procedimentos e faturamento.
A renovação começou com o uso do ERP Tasy e uma mudança de cultura na instituição, que exigiu que toda a equipe operacional, os gestores e o corpo clínico passassem a usar essa ferramenta no dia a dia. Conforme o volume de dados gerados pela operação aumentava, havia dificuldade em escalonar essa fonte de riqueza para otimizar o gerenciamento do hospital. Foi quando surgiu a ideia de contratar uma plataforma de BI.
“Como meu background é em TI, busquei implementar processos básicos, como o correto e imprescindível registro de atividades no sistema”, conta Fernando Baena, diretor executivo operacional do hospital – houve crescimento de 40% em menos de 2 anos.
A integração do weKnow BI com o Tasy tornou possível visualizar de forma amigável planilhas, indicadores e dashboards com informações que traduzem tudo que ocorre dentro do hospital. “Quando falamos em receita em uma instituição hospitalar, nos referimos a agilizar agenda, controlar ocupações, uso de salas cirúrgicas, relacionamento com convênios e até vencimento de itens no estoque”, cita Baena. Com o monitoramento, houve, ainda, reflexo no rendimento da equipe. “A evolução mostrada nos dashboards despertou em alguns líderes uma capacidade técnica e criativa que eles próprios desconheciam, com metas batidas sistematicamente mês a mês”, afirma o diretor.
O projeto chamado “Gestão à Vista” foi fundamental para atingir esse objetivo. Monitores espalhados por determinados departamentos exibem em tempo real os números da área, o que elimina a necessidade de esperar por reports dos líderes sobre o desempenho, gerando um engajamento maior dos funcionários na eficácia cotidiana.
O próprio Fernando Baena também se beneficiou com a facilidade de acesso a resultados. Conforme o hospital se recuperava, havia uma crescente demanda por relatórios sobre novos projetos e desempenho. Minerar os dados para montar manualmente planilhas e preparar apresentações fazia com que levasse trabalho para casa e já interferia em sua vida familiar. “A partir da criação dos dashboards com o weKnow, hoje bastam algumas horas para eu fazer isso”, conta.
Do lado dos clientes, a grande vantagem é serem atendidos em uma instituição mais eficiente, que otimiza a infraestrutura, reduz tempos de espera e oferece um melhor cuidado de saúde. “Agilidade na geração e formatação de dados, alta disponibilidade e transparência entre as partes são fundamentais para o crescimento e sucesso de um hospital”, diz Baena. “Sem dúvida um BI é agente garantidor de tudo isso”.
