A gestão de uma unidade de Saúde é um desafio singular, pois apesar de haver situações comuns a qualquer outro negócio em termos administrativos, financeiros, jurídicos, entre outros, esta área tem como função cuidar da vida, assim equilibrar os números sem afetar a eficiência no atendimento aos pacientes é uma questão muito importante a ser considerada.
Para administrar os custos hospitalares é necessário um olhar mais profundo, porque muito dinheiro pode ser desperdiçado em processos desnecessários e erros de planejamento, que acarretam estoques parados ou desperdício de recursos.
A pressão de tantos assuntos urgentes para um bom desempenho administrativo, leva o gestor se questionar qual seria o melhor caminho para reduzir custos. Neste sentido, a primeira fase é levantar todos os processos e seus custos para avaliar sua importância dentro do orçamento da unidade de saúde. Perguntar-se: “O que pode ser descartado? Existem tarefas que podem ser automatizadas? É necessário auditorias? Quais áreas podem ser terceirizadas para deixar a equipe focada no core do negócio – atender pacientes?”
Ao propor ideias de reduzir custos hospitalares é essencial otimizar operações e processos de forma simplificada. Para contribuir nesta missão, confira 8 atitudes que você pode implementar para ajudar a reduzir os custos da sua unidade de saúde e promover a maximização dos lucros!
1 – Organize as finanças
Contar com um fluxo de caixa bem estruturado permite acompanhar o setor financeiro e assim avaliar a evolução dos gastos, com a finalidade de cortar eventuais exageros e realizar ações que evitem desperdícios. Há sistemas no mercado que integram os centros de custos, contas bancárias e movimentações financeiras de forma organizada e eficiente que facilita a análise de diversos indicadores importantes.
2 – Pondere, simplifique e padronize processos
Para evitar que tempo e recursos sejam gastos em tarefas de pouco valor agregado, deve-se monitorar as atividades constantemente para identificar quais processos estão prejudicando o seu negócio. Para otimizar a rotina hospitalar é necessário desprender de burocracias e envolver a sua equipe, para entender as particularidades de cada setor, afinal eles vivenciam o dia a dia da instituição e possuem informações imprescindíveis para indicar quais etapas precisam de melhorias.
A padronização dos processos é eficaz para reduzir custos, porque quando cada colaborador está adequadamente orientado, a rotina fica mais simples e ganha fluidez, ou seja, diminui-se o tempo de realização das tarefas, erros operacionais e evita retrabalhos.
3 – Analise os indicadores de desempenho
Para medir a gerir bem um negócio é preciso adotar indicadores a fim de acompanhar processos e operações. Os indicadores de desempenho são importantes ferramentas, pois, a partir deles, é possível mensurar a eficiência de cada setor e assim definir novas estratégias de melhorias para impulsionar a produtividade, aumentar o faturamento e alcançar a redução de custos. Os principais indicadores que devem ser mapeados no hospital são: taxa de ocupação de leitos, tempo médio de permanência de pacientes, satisfação dos pacientes, rentabilidade, faturamento, entre outros.
4 – Defina protocolos assistenciais
Com a finalidade de reduzir custos na unidade de saúde é importante estipular protocolos para orientar o corpo clínico, impedindo práticas equivocadas, como: pedidos de exames em excesso, uso exagerado de material hospitalar ou medicações, internações ou procedimentos desnecessários, entre outros. Porém, sempre com o compromisso em promover o melhor atendimento e prezar pelo bem-estar do paciente.
5 – Elimine as glosas hospitalares
Glosas hospitalares consiste no não pagamento dos procedimentos médicos cobrados por parte das operadoras de planos de saúde, por motivos técnicos e/ou administrativos. Além do prejuízo financeiro para a unidade de saúde, as glosas podem acarretar reclamações dos pacientes e problemas de relacionamento com estes parceiros.
Para solucionar este tipo de inconveniente é necessário conscientizar a sua equipe para evitar erros na codificação dos procedimentos e estar atento às documentações exigidas neste processo. Adotar o prontuário eletrônico também é bastante eficaz, pois permite que as operadoras acessem de forma rápida e fácil os dados do paciente – o que irá aumentar a produtividade e minimizar retrabalhos.
6 – Faça o controle do estoque e tenha bons fornecedores
Manter insumos em excesso é sinônimo de prejuízo financeiro, porque indica dinheiro parado. No entanto, estoque com falta de produtos básicos, torna inviável a operação da unidade hospitalar – pois prejudica diretamente na qualidade dos serviços prestados. O ideal é manter o equilíbrio.
Novamente um sistema gerencial é importante para identificar a curva ABC e analisar com atenção quais insumos possuem maior saída ou menor saída e assim realizar um planejamento de compras eficiente.
Fornecedores certificados da sua eficiência contribuem na redução de custos, visto que em conjunto com a instituição de saúde podem monitorar os estoques e o ciclo de compras, para atender com prontidão às demandas. Além disso, esta parceria é essencial para eliminar atrasos com entrega, produtos ou serviços de má qualidade e permite maior negociação para descontos ou prazos de pagamento.
7 – Terceirize serviços e mão-de-obra
A terceirização de alguns processos é uma tendência cada vez mais utilizada inclusive no setor da saúde. Hoje é quase impossível executar um projeto de redução de custos hospitalares sem considerar a terceirização, pois esta vertente pode reduzir até 30% os custos de operação e possibilita que a instituição não perca o foco no seu core business – cuidar da saúde do paciente.
A terceirização de alguns processos é uma tendência cada vez mais utilizada inclusive no setor da saúde. Hoje é quase impossível executar um projeto de redução de custos hospitalares sem considerar a terceirização, pois esta vertente pode reduzir até 30% os custos de operação e possibilita que a instituição não perca o foco no seu core business – cuidar da saúde do paciente.
Com a terceirização de pessoal os gestores ganham profissionais altamente especializados dentro da sua atividade. Diversos serviços podem ser terceirizados: higienização, manutenção predial, controle de acesso, lavanderia, jardinagem, segurança, atendimento, transporte de ambulância, entre outros.
8 – Invista em inovação, invista na locação
A locação de equipamentos é uma solução, porque possibilita a unidade hospitalar ter acesso à aparelhos de alta tecnologia por um custo fixo mensal previsível, que se comparado ao investimento da compra é muito menor. Dispositivos mais modernos, melhoram o desempenho da unidade de saúde, porque oferece tratamentos seguros e diagnósticos mais precisos, aumentando a produtividade. Além disso, os aparelhos atuais consomem menos energia elétrica, o que representa economia mensal com este tipo de despesa com a operadora local.
Manter equipamentos antigos em pleno funcionamento geralmente é caro e demorado, pode acarretar leitos ou setores inativos, o que representa enorme prejuízo para a unidade de saúde. O serviço de locação elimina totalmente essa dor de cabeça, pois os equipamentos enviados ao cliente estão totalmente revisados, com certificado de calibração e segurança elétrica. A locadora ainda garante em contrato a manutenção periódica sem nenhum custo adicional e treinamento técnico para equipe clínica operar adequadamente o equipamento aproveitando da melhor forma todas as suas funcionalidades.
Conclusão
Para obter redução de custos é primordial que o gestor hospitalar tenha controle sobre diversos processos, analise devidamente os indicadores e tome decisões estratégicas inteligentes, implementando rotinas eficazes para eliminar quaisquer possibilidades de erros que acarretam prejuízos, como por exemplo ter à mão softwares capazes de monitorar, simplificar e integrar diversas atividades ou áreas, optar pela terceirização, como por exemplo, a locação de equipamentos.
Dessa forma, conclui-se que é extremamente importante investir em tecnologia e inovação. Conheça a Clean Medical – são mais de 12 anos de experiência em locação de equipamentos médico-hospitalares, mais de 5.000 equipamentos locados em todo Brasil, um portfólio completo com as marcas mais conceituadas do mercado.
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