O Hospital Encore de Goiânia (GO), maior hospital especializado em cardiologia do Centro-Oeste, acaba de realizar em seu complexo a implementação do DOC Direct, uma solução de assinaturas eletrônicas de documentos. O projeto, conduzido pela Digisystem, companhia brasileira fornecedora de soluções de negócios de tecnologias avançadas que ajudam as empresas a passarem pela jornada da transformação digital, proporcionou maior agilidade e automatização no atendimento ao paciente, reduzindo o tempo gasto com trâmites de assinaturas em guias médicas impressas.
De acordo com o Gerente de Produto da Digisystem, Marcos Gonçalves, a motivação principal para a implementação da tecnologia foi a necessidade de diminuir o contato social. “Neste momento de pandemia, era essencial diminuir o fluxo e volume de papeis físicos, a fim de evitar ao máximo o contato entre atendentes e pacientes”. Gonçalves explica que a solução trouxe maior agilidade no atendimento, uma vez que realiza todo o trâmite operacional de forma automática. “O processo é completo. O DOC Direct faz a captura do documento ou relatório, envia para o tablet, onde o paciente assina, e o registro é devolvido automaticamente. Ou seja, não há necessidade do contato direto e ainda assim o paciente se sente bem atendido”, esclarece.
A plataforma foi implementada nos setores de internação e recepção de exames e o projeto levou em torno de 90 dias para ser finalizado, desde o pedido de infraestrutura até os últimos ajustes dos sistemas pilotos com a equipe de atendimento. Atualmente a solução é utilizada por uma média de 30 recepcionistas, que realizam por volta de 2 mil atendimentos na recepção de exames e 500 internações por mês.
“Uma das principais vantagens obtidas com o projeto é que todo o atendimento foi automatizado. Tudo o que é realizado via DOC Direct já cai no que chamamos de ficha do paciente. É uma área reservada para anexação de documentos eletrônicos que podem ser fotos de documentos, como RG e CPF e até documentos assinados como é o caso do DOC Direct. Portanto, todo arquivo que o paciente assina é encaminhado à sua área de anexo, sem ter a necessidade de intervenção humana”, explica Roseli Pitaluga, Gestora de Tecnologia da Informação do Hospital Encore.
Para Gonçalves, o DOC Direct proporciona maior eficiência tanto para o atendente quanto para o paciente, uma vez que consegue reduzir o tempo de atendimento, permitindo melhor fluxo de trabalho ao funcionário e menor tempo de permanência do paciente no hospital. “A plataforma é diretamente utilizada por quem seleciona o que o paciente precisa assinar. A equipe de recepção ganha total agilidade na apuração dos dados e o paciente só precisa identificar-se e assinar por meio de um tablet”. Além disso, Roseli assegura que Hospital segue todas as diretrizes da LGPD e as assinaturas só podem ser feitas presencialmente, uma vez que é preciso muita cautela com as informações pessoais e especialmente sensíveis, como as do setor de saúde.
Em relação à parceria com a Digisystem, Roseli afirma que já vem de longa data e que a empresa sempre está à disposição para os ajustes e serviços. “Fizemos nossa primeira implantação de serviços com a Digisystem em 2011 e desta vez a procuramos solicitando uma solução aderente ao nosso processo de atendimento. Alcançamos o objetivo proposto e agora pretendemos dar continuidade a projetos futuros, como a solução de autoatendimento”, conta.
Roseli menciona ainda que durante a implementação do DOC Direct, o Encore realizou um trabalho de conscientização com seus colaboradores, a fim de mensurar quais seriam os ganhos que a equipe teria com a nova plataforma. “Em um primeiro momento fizemos uma demonstração aos coordenadores e após os feedbacks, solicitamos os ajustes. Quando tivemos a aprovação final da coordenação, repetimos o processo com a equipe de recepção. Dessa forma, os colaboradores ficaram motivados e até hoje nunca tivemos um feedback negativo por parte deles ou dos pacientes”, finaliza.
