Em meados de 2017 o Hospital Santa Paula, um dos hospitais de referência de São Paulo, aderiu à ferramenta DoctorID para gerir as escalas de plantões de sua equipe que envolve cerca de 200 profissionais médicos. Como resultado, observou uma redução do tempo de trabalho além da documentação automática de 100% das trocas que são realizadas pela equipe. Para os médicos, os benefícios também foram visíveis, visto que eles ganharam autonomia na gestão de suas próprias agendas, dispensando intermediários.
Para falar mais sobre como foi a adaptação de todos os envolvidos no sistema e sobre as vantagens ganhas após a adesão, conversamos com as doutoras Rafaela Guerra e Janaína Ghiraldi, respectivamente coordenadora médica do pronto atendimento e gerente médica do Hospital Santa Paula.
Confira, abaixo, entrevista completa.
Business Club Healthcare – Há quanto tempo o Hospital Santa Paula utiliza o sistema de gestão integrada DoctorID?
Iniciamos o uso da ferramenta na metade de 2017 para gerir as escalas do pronto atendimento, dos hospitalistas e da unidade de terapia intensiva do hospital. São cerca de 10 mil horas de plantões mensais realizados por uma equipe de 200 médicos.
Business Club Healthcare – Acredita que a tecnologia utilizada pela DoctorID revolucionou a gestão de plantões do Santa Paula?
Na maioria dos hospitais sem o uso de uma solução tecnológica, a gestão de escalas é feita através de planilhas em excel com a centralização das informações em diversas secretárias e coordenadores. Automatizar todo este processo em 2017 foi, sem sombra de dúvidas, algo que revolucionou a gestão de plantões no hospital.
Frequentemente, médicos realizavam trocas de plantão que não eram comunicadas e, em alguns casos, observava-se a ocorrência de falhas humanas que resultavam em momentos sem a cobertura de um profissional. Adicionalmente, a geração de relatórios mensais com o número de horas de plantão realizadas por cada profissional e valores de repasse era uma tarefa que consumia muito tempo, além de ser extremamente delicada e sujeita à ocorrência de erros humanos.
Business Club Healthcare – Qual foi a principal necessidade do hospital atendida pela solução?
A geração automática de relatório de horas e finanças que comprovadamente refletem os plantões realizados foi nosso principal ganho. Os médicos fazem check-in e check-out do plantão e a presença na instituição é confirmada por geolocalização. Plantões realizados com presença confirmada não podem ser alterados por ninguém, nem mesmo pelo gestor da escala, o que torna o dado 100% confiável. Um trabalho de pelo menos uma semana foi reduzido a segundos, com a exportação de uma planilha que contém todos os plantões realizados e valores de repasse para cada um dos profissionais.
A documentação automática de 100% das trocas realizadas entre médicos também mudou a nossa realidade, já que permitiu à coordenação médica do departamento o controle em tempo real da escala atualizada, sem nenhum trabalho adicional. Os médicos também ganharam autonomia na gestão da própria agenda, sem a necessidade do intermédio de secretárias ou coordenadores.
Business Club Healthcare – Como foi a adaptação ao sistema?
Tivemos alguns meses de adaptação cultural e curva de aprendizado da equipe. Fizemos uma implementação por fases, começando pelo pronto atendimento. Inicialmente, utilizamos apenas a escala médica. Num segundo momento, quando percebemos que os dados gerados eram seguros e refletiam a realidade da escala, passamos a utilizar os relatórios para avaliação de performance médica e como base para a geração da planilha financeira, que em nossa instituição depende do resultado de performance individual. Num terceiro momento, implementamos o check-in e check-out por geolocalização e retiramos as listas de presença. Quando validamos todo o processo, estendemos para os demais departamentos. Toda a gestão de escalas, avaliação de performance e geração de relatórios financeiros do hospital passaram a acontecer de forma digital, 100% paperless.
Business Club Healthcare – Como as áreas impactadas (como RH e TI, por exemplo, e mesmo o corpo clínico) reagiram à implementação?
O departamento de tecnologia da informação do Hospital Santa Paula está liderando o processo de certificação HIMSS nível 7, que deve ser concluído ainda em 2018. Esta certificação exige que o hospital seja um ambiente 100% digital (“paperless environment”). Logo, a inovação trazida pela ferramenta DoctorID se mostrou totalmente alinhada com o planejamento estratégico da instituição. Houve ganho indireto também pela área administrativa do hospital, já que algumas das secretárias antes exclusivamente dedicadas à gestão de escalas, planilhas financeiras e listas de presenças dos plantões foram designadas para outras atividades, como a digitalização de 100% dos contratos do hospital, concluída em agosto de 2018.
Business Club Healthcare – Qual sua avaliação do sistema neste tempo de uso?
A ferramenta é segura, confiável, tem um design mobile first – importantíssimo hoje, já que 70% do conteúdo digital é consumido através de smartphones – e nunca ficou fora do ar nestes 15 meses de uso. Temos uma excelente relação com o suporte, que está 24 horas por dia disponível para orientar colegas sem experiência de uso do aplicativo ou com dúvidas sobre operações do dia a dia. É um tipo de solução digital que recomendo para todos os profissionais que trabalham com gestão de escalas médicas.
Business Club Healthcare – A implementação da ferramenta DoctorID impacta a qualidade do atendimento ao paciente?
Uma vez que grande parte da tarefa que mais consumia tempo e dedicação do coordenador médico foi substituída pela ferramenta, nós passamos a utilizar o tempo do gestor para a elaboração de estratégias e otimização dos processos existentes, além do desenvolvimento pessoal e profissional da sua equipe. Recentemente, executamos um grande projeto Lean com excelentes resultados. Tivemos uma queda de quase 50% no tempo de permanência dos pacientes no Pronto Atendimento, com nítida percepção de melhora operacional. A melhora na qualidade de atendimento e nos indicadores – individuais e do departamento – são a consequência direta de uma melhor gestão.
