A era da digitalização já é uma realidade para muitos setores, e com a área da saúde não seria diferente. Foi só uma questão de tempo para que a tecnologia se tornasse uma aliada e a transformação digital algo necessário para o setor. E essa necessidade se tornou maior em tempos de pandemia, quando, além dos casos de Covid-19, os atendimentos hospitalares e ambulatoriais passaram de 18.52 para 39.338, um aumento de 112%, segundo o Ministério da Saúde.
Com tantos pacientes e documentos importantes sendo manuseados, a atenção dos funcionários precisa ser grande. Remover o papel dos processos como atestados, receitas e outros documentos faz com que eles tenham ainda mais segurança sobre dados médicos confidenciais, facilidade para encontrar fichas, por exemplo, e traz mais organização, agilidade e produtividade para o fluxo de trabalho.
Em empresas de diversos setores, a formalização de acordos entre duas ou mais partes representa de 60% a 80% das transações ocorridas. No caso de hospitais, laboratórios ou clínicas, se torna mais complicado gerenciar esse fluxo, uma vez que existe uma alta demanda em prontuários, receitas e atestados, além de documentos importantes dos pacientes que precisam de muito controle e atenção. Assim, fazer a gestão dessas declarações hospitalares de forma manual não é uma tarefa fácil, existindo uma vantagem para as companhias que já realizam processos digitais.
De acordo com Bruno Doneda, CEO da Contraktor, plataforma de gestão de contratos e assinatura digital, a digitalização otimiza etapas e reduz o tempo gasto, gerando economia para a empresa. “A administração de documentos online nada mais é que a administração de todas as formalizações executadas em ambiente 100% virtual. Isso faz com que haja uma redução de até 97% as horas perdidas com burocracias de gestão de arquivos.”
Além de otimizar as formalizações, as instituições médicas que optam pelos processos digitais não precisam se preocupar com espaço para armazenamento de papéis e contam com mais segurança do que costumam ter com documentos físicos. As assinaturas eletrônicas, por exemplo, possuem conformidade legal, sendo amparados por leis como a 13.787/18, aprovada em 2018, que regulamenta a digitalização de prontuários médicos. Essa lei garante a integridade, autenticidade e confidencialidade dos arquivos digitais.
Existe uma série de fatores que tornam os documentos eletrônicos e as assinaturas digitais seguros. “Podemos destacar o carimbo de data e hora, a criptografia por meio de Hash 256 e o IP da máquina na rede, por exemplo. Além disso, as empresas que escolhem ter uma gestão digital terão todo o acompanhamento do ciclo de vida dos contratos do início ao fim, evitando perda de prazos, extravio e desorganização”, comenta Doneda.
E falando em organização, essa é uma vantagem notável da gestão digital de documentos hospitalares, já que, contratando uma empresa adequada, a instituição de saúde terá tudo em uma única plataforma, tornando o acesso simples e gerando mais produtividade aos funcionários, o que evita fraudes e garante agilidade em todas as etapas.
