Inventário, basicamente, é o registro dos insumos e materiais disponíveis em estoque que são armazenados, internamente ou externamente. Essa prática deve ser padronizada para ser efetiva e confiável. Ou seja, trata-se de uma rotina: identificar, classificar e contar todos os itens em estoque.
O inventário hospitalar é parte essencial do ecossistema de uma instituição de saúde. Não faz sentido falarmos em gestão de estoque otimizada sem que haja um controle efetivo de inventário! Com estoque e ferramentas registrados, sem deixar faltar nada, o funcionamento da organização melhora, em linhas gerais.
No entanto, muitas organizações ainda se deparam com imprevistos e erros durante o processo, seja por uma anotação equivocada (até mesmo no papel) ou um dado que não foi inserido (por vezes em uma planilha!). Por isso e outros, o caminho que envolve a gestão de suprimentos e compras (ressuprimento) precisa do auxílio da tecnologia e da automação.
Imaginem, dentro de uma rotina de compras e de controle de estoque, a falta de determinado medicamento destinado à área da cardiologia, enquanto existem insumos para o setor de exames diagnósticos suficientes para dois anos?
Onde sobra em um lugar, falta em outro.
É essencial acreditar em uma gestão de suprimentos eficiente aliada à tecnologia, para evitar imprevistos e compras emergenciais. É necessário ajustar onde há o excesso e evitar possíveis faltas, que acarretam mudanças no planejamento, ônus no orçamento planejado sem esquecermos e principalmente no risco paciente.
Para se ter uma ideia, de acordo com dados do Observatório 2022 da Associação Nacional de Hospitais Privados (Anahp), as despesas de materiais e de insumos, além de medicamentos, representam quase 20% das despesas dos hospitais brasileiros.
É uma quantidade considerável e que deve ser tratada com atenção. Por isso, as plataformas de compras e de melhor gestão dos estoques têm adotado um papel crucial, e digo isso pelo que vemos da reação do mercado.
Atrelando-se o controle de inventário efetivo, indicadores atualizados de Lead Time (compras, fornecimento e dispensação) e estoque de segurança, certamente o gasto é reduzido e a rotina é otimizada. E mesmo se não incluirmos o aspecto financeiro, quando falamos da operação diária, é possível controlar com maior assertividade o que entra e o que sai na instituição, objetivando sempre o aspecto do bem cuidar dos pacientes.
Plataformas tecnológicas que abandonem o papel ou a planilha do Excel a nível organizacional podem tornar tudo mais rápido e seguro no dia a dia, sem substituir o aspecto humano, desde a consulta ao que há de disponível no estoque até o planejamento do que deve ser comprado (ou não!)
Os recursos e o tempo de conferência de cada item podem ser remanejados para tarefas de maior relevância na supply chain, tornando a gestão de suprimentos inovadora e dinâmica.
Alex Hüsemann é Diretor de Operações e Novos Negócios na Apoio Cotações
