Hospitais têm muita documentação: de sustentabilidade, segurança, regularização e imobiliária, entre outras. Para favorecer o funcionamento das atividades administrativas, é importante que as instituições contem com um sistema de gestão documental eficiente.
“O uso de ferramentas pessoais para lembretes acaba sendo falho e, quando há mudanças na equipe gestora, pode-se perder muitas informações fundamentais se não há um processo automatizado. O sistema de gestão ajuda a aumentar a produtividade e mitigar erros, pois organiza as informações e envia avisos, evitando a perda de prazos. Ele permite armazenar o histórico dos documentos mesmo com múltiplos usuários envolvidos”, explica Ingrid Polini, sócia-diretora de operações da SafetyDocs.
O sistema possibilita ao hospital ter controle total da documentação e visão macro de tudo que está acontecendo em suas filiais/unidades de negócio. Segundo Ingrid, também ajuda a estabelecer metas e a controlar eventuais problemas, pois oferece visão estratégica dos riscos envolvidos.
Esse gerenciamento é importante, primeiramente, pela diminuição de custos. “Além disso, um hospital tem muitas licenças, que podem gerar multas absurdas ou até lacração do imóvel se estiverem irregulares, bem como suspensão parcial ou total das atividades, no caso de irregularidades, afetando os pacientes”, explica. Com o sistema de gestão, a instituição pode visualizar quais riscos está tomando em cada operação/atividade desenvolvida, diminuindo risco de multas, de fiscalização, de lacração de imóvel e de perda de informação por troca de pessoal.
Ingrid conta que um sistema eficiente também traz benefícios e maior segurança a todos os colaboradores. “Os prestadores de serviço de licenças e afins farão ‘upload’ de suas informações no sistema, assim todos os dados ficam integrados, e a equipe interna consegue ter controle do que está sendo feito”, descreve.
A sócia-diretora de operações da SafetyDocs diz que quando implantado o sistema, mesmo que a gestão seja eficiente, alguns “gaps” acabam aparecendo no levantamento, o que permite minimizar eventuais erros humanos através da antecipação de possíveis problemas, inclusive de operação.
Segundo ela, um sistema de documentação em nuvem tem vantagem em especial para hospitais, pois mitiga os custos com infraestrutura, pessoal na área de TI, manutenção de sistema e infraestrutura, bem como oferece acesso imediato às informações, inclusive a partir de dispositivos móveis, como tablets e smartphones.
Armazenagem
Quando se fala em documentos, também vem a pergunta: como armazená-los com segurança? Vinte anos é o tempo mínimo que a Resolução nº 1.821 do Conselho Federal de Medicina estipula para a preservação dos prontuários dos pacientes em papel que não foram arquivados eletronicamente. Os laudos médicos devem ser armazenados por cinco anos, de acordo com o Regulamento Técnico para funcionamento de Laboratórios Clínicos, emitido pela Anvisa, em 2005, na Resolução RDC/Anvisa nº 302.
Buscando uma saída para a grande quantidade de documentos que precisam ser arquivados, o CTTB – Centro de Tratamento de Tumores Botafogo, no Rio de Janeiro, adotou o self storage, solução em que uma empresa oferece espaços seguros para pessoas físicas e outras companhias guardarem o que precisam.
A assistente administrativa do CTTB, Marilene Oliveira, explica que a unidade teve uma sala desativada recentemente e precisou recorrer à solução. A Guarde Perto, de Botafogo, foi a escolhida. “Além da praticidade, a solução nos ajuda muito pela proximidade com o escritório”, afirma.
Para o cirurgião vascular Paulo César de Araújo Leno, que já utiliza os boxes da Guarde Perto para armazenar itens pessoais há dois anos, a solução é ideal para médicos com uma média de 30 anos de profissão. “Esse perfil costuma ter um acúmulo enorme de fichas e dados dos pacientes, como exames, radiografias e lâminas (especialmente no caso de Ginecologia). Este volume de material, para um consultório pequeno, é bem complicado”, conta o profissional.
Além de videomonitoramento 24 horas e seguro dos produtos guardados, a Guarde Perto oferece acesso através de leitura biométrica, o que amplia a segurança do local. Outro diferencial é o espaço de coworking, equipado com estrutura de escritório: sala para reuniões, acesso à internet, telefone, fotocópia, banheiro e cozinha, possibilitando apresentações e fechamento de negócios ou treinamento de equipes.
Matéria originalmente publicada na Revista Hospitais Brasil edição 89, de janeiro/fevereiro de 2018. Para vê-la no original, acesse: portalhospitaisbrasil.com.br/edicao-89-revista-hospitais-brasil
